Aset kerajaan ialah harta benda kepunyaan atau milikan
atau di bawah kawalan kerajaan yang boleh
diklasifikasikan seperti berikut:-
(i) Aset Alih
(ii) Aset Tak Alih
(iii) Aset Warisan
(iv) Aset Biologi
(v) Aset Tak Ketara
2. Apakah yang dimaksudkan dengan Aset Alih?
Aset Alih bermaksud aset atau peralatan yang boleh dipindahkan atau dialihkan dari satu tempat ke tempat lain secara mudah termasuk Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan penyediaan bangunan atau infrastruktur lain.
3. Apakah perbezaan antara Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah? Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan) ialah aset yang harga perolehan asalnya RM2,000.00 atau lebih setiap satu unit.
Manakala, Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan) ialah aset yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM2,000.00 setiap satu unit.
4. Apakah yang dimaksudkan dengan Aset Tak Alih? Aset Tak Alih bermaksud aset yang kekal dan tidak boleh dialih dari tempatnya. Secara terperinci adalah aset secara kekal/tetap/atau bersifat kekal/tetap berada pada tempatnya, tidak boleh dialih atau sukar dialihkan atau usaha untuk buka semula/penanggalan melibatkan keperluan kepakaran teknikal atau perundangan yang berkaitan termasuk aset tak alih warisan.
5. Apakah contoh Aset Tak Alih? Contoh Aset Tak Alih adalah tanah, infrastruktur (jalan raya, jambatan, terowong, lapangan terbang, jeti, pengairan, saliran, sistem agihan air, loji kumbahan, pembentungan, sistem komunikasi) dan bangunan (pejabat, Perumahan, terminal lapangan terbang. hospital, sekolah, kem tentera).
6. Apakah yang dimaksudkan dengan Aset Warisan? Aset Warisan bermaksud aset yang memiliki kepentingan sejarah, budaya dan alam sekitar yang mempunyai hak perundangan yang dikenakan kepada aset tersebut. Contohnya, bangunan bersejarah, antik, artifak dan taman negara.
7. Apakah yang dimaksudkan dengan Aset Biologi? Aset Biologi bermaksud tumbuhan, haiwan atau ikan hidup yang dimiliki oleh Kerajaan Negeri Sarawak. Contohnya, pokok, landskap, binatang jagaan zoo, haiwan ternakan, haiwan keperluan penyelidikan dan operasi.
8. Apakah yang dimaksudkan dengan Aset Tak Ketara? Aset Tak Ketara ialah aset bukan kewangan yang dapat dikenalpasti tanpa kewujudan secara fizikal.
9. Apakah contoh aset yang dikategorikan dalam Aset Tak Ketara? Aset Tak Ketara meliputi pelbagai kategori seperti paten, cap dagangan, petunjuk geografi, rekabentuk perindustrian, hak cipta, reka bentuk susun atur litar bersepadu, perlindungan variati baru tumbuhan, pengetahuan tradisional dan penzahiran kebudayaan, pangkalan data, perjanjian perlesenan, perjanjian hak eksklusif/hak lokasi mengguna Aset Tak Ketara yang terbahagi kepada Harta Intelek dan Harta Bukan Intelek.
10. Adakah aset lama yang baru ditemui dan tidak mempunyai punca maklumat perlu didaftarkan? Semua aset hendaklah didaftarkan. Agensi hendaklah membuat anggaran harga dan maklumat-maklumat lain berdasarkan fizikal aset alih berkenaan sekiranya tidak mempunyai punca maklumat.
11. Apakah perbezaan antara pelupusan dan hapus kira Aset Alih? Pelupusan Aset Alih adalah proses untuk mengeluarkan aset daripada milikan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. Manakala, hapus kira Aset Alih adalah proses untuk membatalkan rekod bagi aset yang hilang.
12. Apakah justifikasi untuk melupuskan aset alih kerajaan?
Aset Alih kerajaan boleh dilupuskan berdasarkan justifikasi berikut: -
Tidak ekonomik untuk dibaiki
Usang
Rosak dan tidak boleh digunakan
Luput tempoh penggunaan
Keupayaan aset alih tidak lagi di peringkat optimum
Tiada alat ganti di pasaran
Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan
Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan
Perubahan teknologi
Melebihi keperluan
13. Apakah kaedah-kaedah pelupusan untuk aset dan stok? Kaedah-kaedah pelupusan adalah seperti berikut:-
Jualan secara:-
i. Tender
ii. Sebut Harga
iii. Lelong
Buangan Terjadual (E-Waste) dan Sisa Pepejal
Jualan Sisa
Tukar Barang atau Perkhidmatan
Tukar Beli
Tukar Ganti
Hadiah
Serahan
Musnah
14. Berapakah tempoh masa untuk melakukan tindakan pelupusan? Tempoh tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh 4 bulan dari tarikh kelulusan.
15. Apakah manual untuk tatacara pengurusan aset alih kerajaan yang terkini yang boleh dijadikan rujukan? Sila rujuk Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Sarawak Bil. 6/2023 : Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan Negeri Sarawak yang telah berkuatkuasa pada 27 April 2023.
16. Apakah definisi stok? Stok adalah barang-barang belum guna dan perlu disimpan atau untuk digunakan terus bagi tujuan operasi atau penyenggaraan.
17. Berapakah kategori stor? Terdapat 3 kategori stor iaitu: -
1) Stor Pusat - stor di Kementerian/Ibu Pejabat agensi kerajaan yang menyedia, mengurus dan membekalkan stok secara berpusat kepada semua Stor Utama dan Stor Unit.
2) Stor Utama - stor di agensi kerajaan yang menyedia, mengurus dan membekalkan barang-barang kepada Stor Unit dan pelanggan akhir.
3) Stor Unit - stor yang menyimpan dan membekalkan stok kepada pelanggan akhir.
18. Apakah manual untuk tatacara pengurusan stor kerajaan yang terkini yang boleh dijadikan rujukan? Sila rujuk Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Sarawak Bil. 7/2023 : Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan Negeri Sarawak yang telah berkuatkuasa pada 27 April 2023.
19. Apakah sistem yang sedang digunakan untuk mengurus aset kerajaan? Sistem pengurusan aset yang sedang digunakan oleh agensi kerajaan ialah Integrated Asset Management System (IAMS). Sistem ini adalah berasaskan web yang merangkumi pengurusan kitaran hayat aset seperti: -
Perancangan
Pemerolehan
Pendaftaran
Penggunaan
Penyenggaran
Pelupusan dan hapus kira
20. Apakah pekeliling yang menerangkan pelaksanaan IAMS : Modul Aset Alih bagi Kementerian, Jabatan Kerajaan dan Residen Bahagian Negeri Sarawak? Sila rujuk Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Sarawak Bil. 8/2023 : Pelaksanaan Integrated Asset Management System (IAMS) : Modul Pengurusan Aset Alih Bagi Kementerian, Jabatan Kerajaan dan Residen Bahagian Negeri Sarawak yang telah berkuatkuasa pada 27 April 2023.
21. Bagaimanakah cara untuk memohon / mendaftar kursus? i. Permohonan kursus boleh dibuat secara dalam talian (Online) melalui portal atau laman web (website) Pejabat Setiausaha Kewangan Negeri – https://sfs.gov.my;
ii. Klik "Sila Klik Untuk Pendaftaran" pada iklan Kursus dalam talian di ruangan BERITA.
iii. Isi Borang Permohonan Penyertaan Kursus yang hendak diikuti.
22. Siapakah layak memohon mengikuti kursus anjuran UPKP? Terbuka kepada Bumiputera Sarawak sahaja yang sudah menceburi bidang kontraktor atau pembekal dan sesiapa yang berminat untuk menceburi bidang kontraktor / pembekal.
23. Bagaimanakah untuk menyemak / mengetahui status permohonan kursus? (Kaedah pemakluman dan keputusan) Peserta akan dihubungi oleh pihak UPKP untuk pengesahan kehadiran melalui panggilan telefon ataupun mesej di whatsapp.
24. Siapakah yang boleh dihubungi untuk membuat sebarang pertanyaan lanjut mengenai sesuatu kursus yang telah dijadualkan? Para peserta kursus boleh menghubungi urus setia atau warga UPKP di talian 082-313 324 / 313 325 / 313 484.
25. Berapakah kadar yuran yang dikenakan bagi kursus ini? Bagi kursus generik dan teknikal, kadar yuran kursus sehari ialah RM60.00 manakala bagi Kursus Asas Keselamatan, kadar yuran yang perlu dibayar ialah RM265.00 sehari.
26. Bagaimanakah kaedah bayaran yuran kursus dibuat? Setakat ini kursus diadakan secara percuma. Bermula tahun 2024, kursus anjuran UPKP akan dikenakan bayaran minima secara dalam talian melalui SarawakPay atau tunai.
27. Adakah kursus ini diberi sijil? Para peserta yang berjaya menamatkan kursus sepenuh masa yang telah ditetapkan dan patuh pada syarat-syarat layak menerima Sijil Penyertaan.
28. Apakah manfaat Sijil Penyertaan kursus ini? Setiap peserta akan diberikan Sijil Penyertaan dan bagi Sijil Penyertaan Kursus Asas Keselamatan – Contractor Safety Passport Systems – All Risk), ianya boleh digunakan untuk mendaftar atau memperbaharui lesen di Unit Pendaftaran Kontraktor dan Juruperunding (UPKP).
29. Adakah kursus ini dberi mata CCD? Sekiranya ada, berapakah mata CCD yang diberikan bagi kursus secara online dan bersemuka? Pemberian mata CCD tertakluk kepada kelulusan CIDB. Mata CCD bergantung pada jumlah hari kursus yang dihadiri. Bagi kursus secara dalam talian (online), peserta kursus akan menerima 10 mata CCD manakala kursus yang diadakan secara bersemuka, peserta kursus akan menerima maksimum 20 mata CCD.
30. Apakah kursus wajib dihadiri oleh kontraktor bagi mendapatkan lesen UPK? Para peserta wajib menghadiri Kursus Asas Keselamatan Semua Risiko (Contractor Safety Passport System All Risk).
31. Berapa lamakah tempoh kursus ini diadakan?
Kursus Sijil Kemahiran Kompetensi / Sijil Kecekapan Pengurusan (SKK / SKP): 3 hingga ke 5 hari
Kursus Generik / Teknikal Secara Dalam Talian (Online): 1 hari
Kursus Asas Keselamatan: 1 hari (Bersemuka dan Online)
32. Dimanakah lokasi latihan dijalankan? Bagi kursus yang diadakan secara bersemuka, kursus diadakan seluruh Bahagian di Sarawak termasuk di kawasan luar bandar seperti Bario, Marudi, Daro, Simunjan, Lubok Antu dan lain-lain. Manakala bagi secara dalam talian (Online), ianya diadakan dengan menggunakan aplikasi Zoom.
33. Bilakah tarikh tutup permohonan? Kursus akan diiklankan dalam tempoh seminggu sebelum kursus dilaksanakan sama ada secara dalam talian (Online) mahupun secara bersemuka. Setelah kuota dipenuhi, maka Borang Pendaftaran Penyertaan akan ditutup.
34. Berapakan bilangan peserta kursus? Anggaran peserta kursus ialah 15-30 orang.
35. Adakah peserta kursus diberi nota? Nota kursus diberi kepada semua peserta sama ada kursus / latihan secara bersemuka ataupun secara dalam talian (Online).
36. How many State Statutory Bodies ("SSBs") are in Sarawak? Based on Statutory Bodies (Financial and Accounting Procedures) (Amendment to Schedule) Order, 2022, there are twenty-eight (28) SSBs have been gazetted as per below:
Board of Trustees of the Forest Concession Area (Rehabilitation and Development) Fund
Brooke Dockyard & Engineering Works Corporation
Housing Development Corporation
Kuching Port Authority
Kuching Water Board
Land Custody and Development Authority
Bintulu Development Authority
Sarawak Land Development Board
Miri Port Authority
Natural Resources and Environment Board Sarawak
Sarawak Economic Development Corporation
Rajang Port Authority
Regional Corridor Development Authority
Samalaju Port Authority
Sarawak Arts Council
Sarawak Biodiversity Centre
Sarawak Forestry Corporation
Sarawak Land Consolidation and Rehabilitation Authority
Sarawak Multimedia Authority
Sarawak Research and Development Council
Sarawak Rivers Board
Sarawak Sports Corporation
Sarawak State Library
Sarawak Timber Industry Development Corporation
Sarawak Tourism Board
Sibu Water Board
Tanjung Manis Port Auhority
Yayasan Sarawak (Board of Trustees of the Sarawak Foundation)
37. What are the laws and regulations governed SSBs in carrying out their administration and financial-related activities? The laws and regulations governed SSB in carrying out its administration and financial-related activities are as follows:
Establishment Ordinance of each SSB
Statutory Bodies (Financial and Accounting Procedure) Ordinance, 1995 (“FAPO 1995”)
Statutory Bodies (Conduct and Discipline) Order, 2004
Relevant State Government Circulars such as:
Annual Submission on SSB's Budget Estimate issue annually by the State Financial Secretary’s Office (“SFSO”);
Guideline For Application of Supplementary Budget for Capital / Operating / Development Expenditure By Statutory Bodies issued by the SFSO via Circular No.: 6/2005 dated 7th September 2005;
Adoption of State Dividend Policy by Government-Linked Companies and Statutory Bodies issued by the SFSO via SFS Circular No.: 08/2022 dated 17th August 2022;
Arahan Mengenai Penyimpanan dan Pelupusan Rekod Perakaunan dan Perkara – Perkara Berkaitan issued by the SFSO via SFS Circular No.: Pekeliling PKP 1/96 dated 26th February 1996;
Relevant circulars on procurement issued by the SFSO (see FAQ under Procurement Division);
Penyata Kewangan Tahunan Dan Anggaran Belanjawan Tahunan Bagi Badan Berkanun Negeri issued by the State Secretary dated 29th December 2022 (ref No.: JPS/UNIONS/600-1/1/5 JLD. 1(2);
5. Companies Act 2016 (applicable for holding or subsidiary or related companies under SSB)
6. Other State Government’s circulars related to SSB.
38. What is the accounting period for SSB's reporting? According to Section 6 of FAPO 1995, the financial year of SSB shall, unless otherwise specified by the State Financial Authority by notification published in the Gazette, be from the 1st day of January to the 31st day of December in each year.
39. What is the accounting standard to prepare SSB's reporting? The accounting standard for SSB's reporting is Malaysian Private Entities Reporting Standard ("MPERS"), unless otherwise specified by the State Financial Authority by notification, by way of circular.
40. Is SSB required to prepare the Annual Budget Estimate? Yes, it is stated in establishment ordinance of each SSB. In FAPO 1995, SSB shall not later than fifteenth day of October of each year, prepare detailed estimates of the revenue and expenditure (both capital, operating and development, where applicable) of the statutory body for the next financial year, with the accompanying documents based on prescribed form issued by State Financial Authority. SFSO will issue a circular on the submission of annual budget estimates on a yearly basis.
41. Is SSB's Annual Budget Estimate need to be submitted to State Financial Authority? Yes, SSB is required to submit to the State Financial Authority in accordance with SFSO's circular which is issued every year.
42. Who shall approve SSB's Annual Budget Estimate? Pursuant to Section 3A(3) of FAPO 1995, SSB's Annual Budget Estimate shall be considered and approved by the Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (“MMKN”).
43. When is the deadline for submission SSB's Annual Budget Estimate to MMKN Pursuant to Section 3A(3) of FAPO 1995, the draft estimates and accompanying documents shall be forwarded to the MMKN, not later than the thirtieth day of November of each year, for consideration and approval.
44. Do holding or subsidiary or related companies under SSB need to submit their Annual Budget Estimate to MMKN? Pursuant to Section 3D of FAPO 1995, the Premier may, by Order, direct any company which is wholly owned by a statutory body or is a subsidiary of a statutory body to comply with the provision of Part 1A of FAPO 1995 i.e., Annual Estimates. A gazette order will be issued to the company accordingly. However, for companies that are not subject to Section 3D of FAPO 1995, it is the responsibility of SSB to ensure that their subsidiary(s) submitting their proposed annual budget estimate to its board of directors for approval in timely manner.
45. Are there any specific formats of SSB's Annual Budget Estimates? The formats are attached in SFSO Circular on submission of budgets of SSB which are issued annually. In summary, an annual budget estimates shall be prepared using A4-size paper with the formats as follows:
Appendix 1a & 1b: Budget Summary
Appendix 2: Operating Budget
Appendix 3: Pro Forma Profit and Loss Statement
Appendix 4: Balance Sheet
Appendix 5: Cash Flow Statement
Appendix 6a & 6b: Capital Expenditure Budget
Appendix 7: Development Expenditure Budget
46. What type of financial-related activities that SSB must get State Financial Authority (“SFA”)’s approval / support / consultation? Below is the list of financial-related activities that shall get SFA's approval / support / consultation:
Supplementary fund request for consultation by SFA in accordance with Section 3B (1) of FAPO 1995.
Virement application to be supported by SFA in accordance with Section 3C of FAPO 1995.
Application for approval by SFA in accordance with Section 9 of FAPO 1995:
Undertake or authorize the undertaking of any work or service or purchase [Section 9(1)(a)].
Dispose of any of its capital assets [Section 9(1)(b)].
Write off bad debts or any arrears of revenue [Section 9(1)(c)].
Take over, dissolution or winding up [Section 9(1)(d)].
Borrow from a financial source other than a bank or financial institution [Section 9(1)(e)].
Provide loans, credit facilities or financial assistance to any of its members or the Directors [Section 9(1)(f)].
4. SSB to form, establish or incorporate any holding or subsidiary company for consultation by SFA in accordance with Section 10 of FAPO 1995.
47. What type of holding or subsidiary or related companies’ financial-related activities shall get SFA approval? Below is the list of financial-related activities of holding or subsidiary or related companies that shall get SFA's approval in accordance to Section 11 of FAPO 1995:
Increase or reduction of the issued or paid-up capital [Section 11(a)].
Borrowings from a source other than a bank or financial institution [Section 11(b)].
Guarantee or provide any form of security [Section 11(c)].
Appointment of any consultants, contractors, project managers or professional advisers [Section 11(d)].
Member and nominees on the Board of Directors to be paid or to receive, salaries, allowances, or other privileges [Section 11(e)].
Officers or employees to acquire or hold any shares [Section 11(f)].
Merge or amalgamate with another company which is not a holding or subsidiary or related company [Section 11(g)].
Appointment of auditor to audit the accounts of any of its holding or subsidiary company [Section 11(h)].
48. What is the deadline for submission of SSB's draft accounts for auditing? Pursuant to Section 4(1) of FAPO 1995, SSB shall prepare a statement of its accounts in respect of each year, within four (4) months after the end of financial year i.e., before 30th April 2023, submit the same to Auditor General or other auditor appointed by SSB, for audit.
49. What if SSB is unable to produce full set of draft financial statements within four (4) months after the end of financial year? Pursuant to Section 5(1) and (2) of FAPO 1995, if SSB is unable to submit its account for audit within four (4) months after the end of financial year, SSB shall apply an extension of time limit to MMKN, for approval.
50. Do SSB need to submit a copy of draft account to SFA? Yes, a copy of the statement of accounts shall also be sent by the SSB to the SFA as per Section 4(2) of FAPO 1995.
51. What is the next step once SSB receives audited statement and auditor report from Auditor General or appointed auditor? According to Section 7(1) and (2) of FAPO 1995, within one (1) month upon receipt of the audited statement and auditor’s reports, the same shall be forwarded to the Minister-in-Charge together with a report of its activities.
A copy of reports and explanations referred to Section 7(1) and (2) shall also be sent to SFA in accordance with Section 7(3) of FAPO 1995.
As soon as practicable on receipt of the audited statement and auditor’s report, the Minister shall forward to Yang di-Pertua Negeri who shall cause the audited statement and auditor’s report to be laid before the Dewan Undangan Negeri (“DUN”) in accordance with Section 8 of FAPO 1995. It is advisable for SSB to table the audited statements and auditor’s report to the DUN within six (6) months upon receipt of the audited statement and auditor’s report.
52. How about the accounts holding or subsidiary or related companies under SSB – should they submit to Ministry-in-Charge and SFA? Pursuant to Section 12(1) of FAPO 1995, every statutory body shall submit to the Minister and the SFA the audited statements of accounts of its holding or subsidiary or related company within six months after the end of the financial year of the company.
According to Section 12(2) of FAPO 1995, the Minister or the SFA may require the Chief Executive Officer of a statutory body to furnish to him such explanations or clarifications as he may deem necessary on the audited statement of accounts of any holding or subsidiary or related company of that statutory body.
53. Is there any dividend policy for SSB to comply? Yes, SSB can refer to SFSO Circular No. 8/2022 dated 17th August 2022 on Adoption of State Dividend Policy by Government-Linked Companies ('GLCs') and Statutory Bodies.
54. How to determine the Minister-in-Charge for SSB? The Minister-in-Charge for SSB can be seen in latest The Ministers of the State Government (Assignment of Portfolios) Order, 2022 dated 21st January 2022. The gazette will be updated from time to time.
55. Bagaimana untuk ‘Aktifkan Akaun’ Online Pendaftaran UPKJ Melalui Sistem Online Application Module (OLAM)?
Sila klik ‘AKTIFKAN AKAUN’ di muka hadapan sistem OLAM. Seterusnya anda akan diminta untuk mengisi maklumat Nombor Pendaftaran Syarikat dan Nombor Sijil UPKJ yang terkini (jika memiliki lebih dari satu (1) sijil, pilih mana-mana satu yang masih aktif dan terkini). Setelah selesai, sistem akan menghantar pautan untuk set akaun online UPKJ dan kata laluan ke emel anda.
Sekiranya terdapat prompt message ‘email tidak ditemui’ atau ‘tiada email dikesan’, sila hubungi UPKJ melalui emel rasmi upkj@sarawak.gov.my atau hubungi pejabat di talian 082-221200 untuk mengemaskini emel anda. Kemudian ulangi langkah (a)
Fungsi ‘AKTIFKAN AKAUN’ adalah untuk syarikat yang telah mempunyai/ pernah mempunyai pendaftaran UPKJ tetapi tidak pernah menggunakan sistem OLAM atau syarikat yang pernah memohon pendaftaran UPKJ (tetapi permohonan tidak diluluskan)
Jika syarikat bukan tergolong di dalam para (c), sila daftar akaun baru dengan menekan ‘DAFTAR SEKARANG’
56. Apakah perbezaan ‘Aktifkan Akaun’ dan ‘Daftar Sekarang’?
Fungsi ‘AKTIFKAN AKAUN’ adalah untuk syarikat yang telah mempunyai/ pernah mempunyai pendaftaran UPKJ tetapi tidak pernah menggunakan sistem OLAM atau syarikat yang pernah memohon pendaftaran UPKJ (tetapi permohonan tidak diluluskan)
Jika syarikat bukan tergolong di dalam para (a) dan merupakan syarikat baru yang tidak pernah membuat apa-apa transaksi pendaftaran dengan UPKJ, sila daftar akaun baru dengan menekan ‘DAFTAR SEKARANG’
57. Adakah Kursus / Kad Kursus Asas Keselamatan/ Kad Keselamatan NIOSH wajib dihadiri dan dikemukakan untuk permohonan lesen UPKJ? Ya. Kursus Asas Keselamatan/ Kad Keselamatan NIOSH WAJIB dihadiri dan kemukakan bukti telah menghadiri kursus tersebut. Syarat ini hanya tertakluk kepada kontraktor yang ingin memohon bidang Kerja, Mekanikal dan Elektrikal. Bagi bidang Bekalan dan Perkhidmatan adalah dikecualikan.
58. Di manakah saya boleh mendapatkan Kursus Asas Keselamatan / Kad Keselamatan NIOSH? Kontraktor boleh memohon Kursus Asas Keselamatan Kontraktor (Semua Risiko) di Unit Pembangunan Kontraktor dan Pembekal (UPKP) dan bagi Kad Keselamatan Kontraktor (Semua Risiko) boleh dipohon di NIOSH.
59. Saya ingin memohon bidang Mekanikal. Sijil Pendaftaran CIDB saya cuma ada kategori B dan CE sahaja. Bolehkah saya memohon lesen UPKJ? Tidak boleh. Bagi bidang Mekanikal, Sijil Pendaftaran CIDB WAJIB ada kategori (ME)
Nota : (B, CE) hanya untuk bidang Kerja. (ME) untuk bidang Mekanikal dan Elektrikal.
60. Di manakah saya hendak muat naik (upload) Sijil Pendaftaran CIDB? Sijil Pendaftaran CIDB boleh dimuat naik (upload) di bahagian Perihal CIDB (PPK) pada Perihal Syarikat.
61. Saya ingin memohon bidang Bekalan dan Perkhidmatan. Adakah saya perlu memuat naik (upload) Sijil Pendaftaran CIDB? Tidak perlu. Sijil Pendaftaran CIDB hanya diwajibkan untuk permohonan bidang Kerja, Mekanikal dan Elektikal sahaja.
62. Kepala/ Subkepala yang ingin saya pohon ‘Tidak Ada / Tidak Keluar’ di dalam senarai pilihan Kepala / Subkepala untuk saya pilih Sistem OLAM akan mencadangkan Kepala/ Subkepala yang layak dipohon secara automatik berdasarkan maklumat yang dimasukkan oleh pemohon.
Tips untuk mendapatkan Kepala/ Subkepala yang ingin dipohon adalah :
Pastikan syarikat memenuhi syarat/ peraturan permohonan yang ditetapkan. Sila baca terlebih dahulu syarat-syarat dan peraturan permohonan untuk mengetahui kelayakan jenis syarikat, kewangan, teknikal (jurutera, kompetensi), pengalaman syarikat dan permit/ lesen khas,
Sila pastikan semua ruangan mandatory di borang permohonan lengkap diisi,
Kategori utama Lesen Perniagaan mestilah bertepatan dengan Kepala, Subkepala yang dipohon. Contohnya :
Sila pilih ‘construction’ untuk kerja-kerja pembinaan, ‘telecommunication’ untuk kerja-kerja telekomunikasi
Sila pilih ‘grasscutting’ atau ‘landscaping’ untuk kerja-kerja pemotongan rumput dan lanskap
Sila pilih ‘mechanical’ untuk kerja-kerja mekanikal
Sila pilih ‘electrical’ untuk kerja-kerja elektrikal.
63. Apa itu perancangan perolehan? Perancangan perolehan bermaksud Agensi menyediakan perancangan perolehan berdasarkan peruntukan yang telah diluluskan untuk tahun berikutnya untuk mengelakkan amalan berbelanja pada saat-saat akhir atau pada penghujung tahun.
64. Adakah jadual yang khusus untuk penyediaan perancangan perolehan? Tiada jadual yang khusus untuk penyediaan perancangan perolehan. Ianya bergantung kepada kesesuaian setiap Agensi. Walaubagaimanapun, Agensi boleh menyediakan perancangan perolehan berdasarkan contoh di berikut:
No
Jenis Perolehan
Peruntukan Yang Diluluskan (RM)
Kaedah Perolehan
Tarikh perolehan dijangka dilaksanakan
1
Pembelian alat tulis
50,000.00
Sebutharga
15.02.2024
2
Pembelian toner
15,300.00
Pembelian Terus
Berdasarkan Keperluan (sepanjang tahun)
65. Apakah perbezaan di antara sebut harga / tender terbuka dan terhad?
Sebut Harga/ Tender Terbuka
Sebut Harga/ Tender Terhad
Tidak memerlukan kelulusan Setiausaha Kewangan Negeri
Memerlukan kelulusan Setiausaha Kewangan Negeri
Notis Sebut Harga/ Tender Diiklankan
Notis Sebut Harga/ Tender tidak perlu diiklankan
Tidak memerlukan kelulusan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri
Memerlukan kelulusan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri untuk perolehan bernilai melebihi RM5 juta
66. Apakah kriteria yang perlu dinilai oleh Agensi untuk mengenalpasti pembekal / kontraktor sebelum mengemukakan permohonan sebut harga / tender terhad untuk pertimbangan dan kelulusan? Penilaian pembekal / kontraktor hendaklah mematuhi kriteria-kriteria seperti berikut:-
a) Pembekal / kontraktor hendaklah mematuhi kriteria mandatori pendaftaran di mana pembekal / kontraktor hendaklah berdaftar dengan UPKJ, CIDB, Perakuan Pendaftaran Kontraktor, mempunyai Lesen Perniagaan, Sijil Pendaftaran Perniagaan daripada LHDN / SSM;
b) Pembekal / kontraktor hendaklah mempunyai pengalaman yang serupa dengan skop bekalan / perkhidmatan / kerja yang hendak dibuat;
c) Mempunyai maklumat keupayaan kakitangan yang diperlukan dalam bekalan / perkhidmatan / kerja yang hendak dibuat; dan
d) Mempunyai keupayaan modal minima sekurang-kurang 1.5% (sebut harga) 3% (tender bekalan/perkhidmatan) dan 5% (tender kerja) daripada anggaran kos.
67. Apakah syarat-syarat yang boleh dipertimbangkan untuk sebut harga / tender terhad? a) Dilaksanakan atas sebab-sebab kesegeraan, keselamatan, jumlah pembekal / kontraktor yang berdaftar dengan UPKJ adalah terhad atau kerja-kerja memerlukan kepakaran khusus atau sebab lain yang berkaitan.
b) Agensi hendaklah mengenalpasti dan mengemukakan sekurang-kurangnya 5 pembekal / kontraktor (perolehan sehingga RM 5 juta) atau sekurang-kurangnya 8 pembekal / kontraktor (perolehan melebihi RM 5 juta) yang kompeten iaitu pembekal / kontraktor yang mempunyai pengalaman / kepakaran berkaitan, kedudukan kewangan yang kukuh dan mempunyai rekod prestasi yang baik.
68. Siapakah pihak berkuasa yang boleh menimbang dan memutuskan tender terhad? a) Bagi perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja yang bernilai sehingga RM5 juta,permohonan hendaklah dikemukakan kepadaSetiausaha Kewangan Negeriuntuk pertimbangan dan kelulusan.
b) Bagi perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja yang bernilai melebihi RM5 juta, kertas cadangan hendaklah disediakan dan dikemukakan untuk pertimbangan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (MMKN) terlebih dahulu dan mengemukakan permohonan kepada Setiausaha Kewangan Negeri selepas mendapat keputusan MMKN.
69. Bagaimana pembekal / kontraktor yang layak dipelawa untuk membuat tawaran bagi tender terhad?
a) Agensi hendaklah mengeluarkan Surat Jemputan kepada pembekal / kontraktor yang telah diluluskan; dan
b) Proses penjualan dokumen sebut harga / tender sehingga penilaian serta pertimbangan dibuat hendaklah mengikut Tatacara Perolehan yang sedang berkuatkuasa.
70. Adakah tender Pra Kelayakan perlu dipohon? Ya, permohonan pra kelayakan perlu dikemukakan kepada Setiausaha Kewangan Negeri (bagi perolehan bernilai sehingga RM10 juta) dan MMKN terlebih dahulu sebelum kelulusan SKN (bagi perolehan bernilai melebihi RM10 juta) yang disokong dengan justifikasi, syarat-syarat penyertaan dan kriteria-kriteria penilaian yang bakal dibuat selaras dengan Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.05/2021.
71. Adakah dokumen Pra-Kelayakan perlu disediakan dan diiklankan? Ya, selepas mendapat pertimbangan dan kelulusan Setiausaha Kewangan Negeri (bagi perolehan bernilai sehingga RM10 juta) dan pertimbangan MMKN terlebih dahulu sebelum kelulusan SKN (bagi perolehan bernilai melebihi RM10 juta) Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.05/2021.
72. Bagaimana pelawaan dan penilaian bagi tender pra kelayakan dilakukan? Tender pra kelayakan diiklan di dalam akhbar sepertimana proses yang sama bagi pengiklanan tender terbuka dan dinilai serta diperakukan oleh Jawatankuasa Pra Kelayakan ke atas keupayaan teknikal dan kewangan pembekal / kontraktor yang menyertai pra kelayakan berkenaan.
Perakuan keupayaan teknikal dan kewangan tersebut kemudiannya dikemukakan kepada Setiausaha Kewangan Negeri untuk pertimbangan dan kelulusan.
73. Bagaimana pembekal / kontraktor yang lulus dalam pra kelayakan membuat tawaran tender? a) Agensi hendaklah mengeluarkan Surat Jemputan kepada pembekal / kontraktor yang telah diluluskan untuk mengemukakan tawaran; dan
b) Proses penerimaan dokumen tender sehingga penilaian serta pertimbangan dibuat hendaklah mengikut Tatacara Perolehan yang sedang berkuatkuasa.
74. Adakah pembekal / kontraktor tempatan yang tidak berdaftar boleh menyertai tender pra kelayakan? Boleh, setelah mendapat kelulusan Setiausaha Kewangan Negeri terlebih dahulu dan hendaklah dikenakan deposit tender sebanyak 2.5% daripada harga tawaran pembekal / kontraktor tersebut atau maksimum RM10,000.00 yang dikemukakan bersekali dengan tawaran tender.
75. Siapakah pihak berkuasa yang boleh menimbang dan memutuskan perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja secara awad terus / rundingan terus? a. Bagi perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja yang bernilai sehingga RM5 juta, agensi hendaklah mengemukakan permohonan pengecualian prosedur tender kepada Setiausaha Kewangan Negeri untuk pertimbangan dan kelulusan.
b. Bagi perolehan bekalan / perkhidmatan / kerja yang bernilai melebihi RM5 juta, kertas cadangan hendaklah disediakan dan dikemukakan untuk pertimbangan Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri (MMKN) terlebih dahulu melalui keputusan State Cost Committee dan mengemukakan permohonan pengecualian prosedur tender kepada Setiausaha Kewangan Negeri selepas mendapat keputusan MMKN.
76. Perlukah Cadangan Kos dirujuk / diputuskan oleh State Cost Committee? a. Ya, sekiranya MMKN memutuskan Cadangan Kewangan / Kos perlu dirujuk semula dan diputuskan oleh State Cost Committee. Maka agensi bertanggungjawab mendapatkan cadangan kos dan tenikal daripada pembekal / kontraktor; menilai dan membuat rundingan harga sebelum dikemukakan cadangan kos rundingan kepada SCC untuk pertimbangan dan kelulusan.
b. Walau bagaimanapun, sekiranya MMKN memutuskan dan memuktamadkan cadangan kos yang dikemukakan, maka cadangan kos berkenaan tidak perlu dirujuk semula kepada SCC.
77. Adakah Agensi perlu mendapatkan kelulusan daripada Setiausaha Kewangan Negeri terlebih dahulu sebelum mengeluarkan Surat Niat bagi perolehan Award Terus / Rundingan Terus bernilai sehingga RM5juta? Ya, sebarang perolehan award terus / rundingan terus bernilai sehingga RM 5 juta hendaklah mendapat kelulusan secara bertulis terlebih dahulu daripada Setiausaha Kewangan Negeri sebelum Surat Niat dikeluarkan.
78. Apakah tugas-tugas Jawatankuasa Penilaian Cadangan Teknikal dan Kewangan? Tugas-tugas Jawatankuasa Penilaian Cadangan Teknikal dan Kewangan adalah seperti berikut:-
Hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) org ahli (termasuk pengerusi) yang dilantik secara bertulis oleh Ketua Agensi;
Menilai cadangan teknikal dan kewangan yang diterima daripada pembekal / kontraktor setelah Surat Niat dikeluarkan;
Menilai cadangan teknikal termasuk status pendaftaran kontraktor, pengalaman yang berkaitan, bebanan kerja semasa, prestasi berdasarkan rekod agensi, UPKJ, CIDB dan lain-lain,
bilangan dan keupayaan staf teknikal, kaedah perlaksanaan, cadangan tempoh siap dan lain-lain.
Menilai cadangan kewangan termasuk harga tawaran dan analisa serta mengkaji harga tawaran yang dikemukakan.
Membuat rundingan harga bersama pembekal / kontraktor dan memastikan harga yang diperakukan adalah munasabah, berpatutan dan best value for money yang menepati skop, terma rujukan / need statement yang ditetapkan oleh Agensi.
79. Berapa lama tempoh proses penilaian cadangan teknikal dan kewangan serta rundingan harga perlu diselesaikan? Sekitar empat belas (14) hingga tiga puluh (30) hari bekerja daripada tarikh cadangan teknikal dan kewangan diterima daripada pembekal / kontraktor bagi mengelakkan pembekal / kontraktor melengahkan persetujuan harga.
80. Adakah pekeliling ini digunapakai oleh Pihak berkuasa Tempatan Ya, pemakaian penambahbaikan tatacara pentadbiran kontrak ini hendaklah mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam The Local Authorities Financial Regulations 1997.
81. Adakah bayaran pendahuluan boleh diberikan bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan? Tidak. Bayaran pendahuluan hanya boleh diberikan kepada kontraktor bagi kontrak kerja sahaja tertakluk kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.05/2022.
82. Apakah syarat-syarat bagi bayaran pendahuluan bagi kontraktor kerja? Syarat-syarat dan kadar bayaran pendahuluan kepada kontraktor kerja adalah seperti berikut:-
Bagi kontraktor utama,bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah. Dan bagi Sub-Kontraktor Dinamakan (Nominated Sub-Contractor), bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 20% daripada nilai kontrak Sub-Kontraktor Dinamakan atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah.
83. Apakah syarat-syarat yang harus dipenuhi sebelum bayaran pendahuluan boleh dibayar? Bayaran pendahuluan boleh dibayar dengan syarat:
Jaminan Bank (Banker’s Guarantee) bagi bayaran pendahuluan hendaklah dikemukakan mengikut format seperti yang disediakan di dalam pekeliling yang tidak boleh batal (irrevocable);
Jaminan bagi bayaran pendahuluan bagi kerja hendaklah dikemukakan dimana nilainya adalah sama dengan bayaran pendahuluan;
Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan dikembalikan oleh kontraktor;
Bon Pelaksanaan dan polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam Surat Setuju Terima / syarat-syarat kontrak telah dikemukakan oleh kontraktor; dan
Jaminan bagi Kontraktor Utama dan Sub-Kontraktor Dinamakan hendaklah dibuat secara berasingan dan mengikut nilai yang ditetapkan.
84. Apakah arahan berkaitan pemungutan wang pendahuluan?
Agensi hendaklah mendapatkan bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan keatas bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja yang telah disempurnakan;
Pegawai Penguasa hendaklah memastikan potongan bagi bayaran pendahuluan dapat diselesaikan selewat-lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%;dan
Tempoh pembayaran balik bayaran pendahuluan ini tidak boleh melebihi keseluruhan tempoh kontrak.
85. Bolehkah bayaran kemajuan dibayar di bawah nilai minima yang dinyatakan di dalam kontrak? Ketua Agensi adalah dibenarkan membuat pembayaran bayaran kemajuan berdasarkan nilai minima bulanan sejumlah RM1,000.00 mengikut nilai sebenar yang dilaksanakan dan 75% daripada nilai bahan atau barang-barang tak pasang di tapak bina. Dan peraturan ini hendaklah dinyatakan secara jelas di dalam syarat-syarat kontrak. Walau bagaimanapun bagi kontrak sedia ada di mana ketetapan nilai minima bagi bayaran kemajuan adalah tinggi, Agensi hendaklah menyediakan perjanjian tambahan bagi tujuan perubahan dan penetapan nilai minima bulanan sejumlah RM1,000.00 bagi pembayaran bayaran kemajuan.
86. Bagaimanakah proses pelantikan perunding baru bagi projek sakit yang disebabkan oleh pihak kontraktor dan pada masa yang sama pihak perunding juga telah menarik diri daripada projek tersebut? Pelantikan perunding adalah perlu mengikut pekeliling ini. Bagi penentuan kaedah perolehan yang perlu digunakan sama ada Lantikan Secara Giliran, Lantikan Terus, Tender Terhad atau Tender Terbuka adalah bergantung kepada baki kos projek yang perlu disiapkan. Segala urusan yang melibatkan perunding asal seperti obligasi kontrak dan penamatan perkhidmatan hendaklah diselesaikan terlebih dahulu oleh Agensi. Ini adalah bagi memastikan tidak berlaku sebarang isu yang melibatkan isu perundangan di kemudian hari.
87. Adakah Bon Pelaksanaan disyaratkan sebagai jaminan di dalam perolehan perunding? Bon Pelaksanaan tidak disyaratkan sebagai jaminan kepada Kerajaan. Perkhidmatan perunding tidak memerlukan bon pelaksanaan kerana sukar bagi Kerajaan untuk menilai kerugian kepakaran. Walaubagaimanapun, bagi menjamin kepentingan Kerajaan dan memastikan perunding mematuhi jadual pelaksanaan projek, klausa pengenaan Liquidated & Ascertained Damages (LAD) dikuatkuasakan di dalam perjanjian. Perjanjian piawai perunding juga mensyaratkan perunding projek pembangunan fizikal mengambil dan menyelia Professional Indemnity Insurance (PII).
88. Bagi pelanjutan tempoh perjanjian perunding yang tidak melibatkan perubahan kos, Pihak Berkuasa Melulus (PBM) manakah yang bertanggungjawab untuk mempertimbangkan perkara tersebut? Pelanjutan tempoh perjanjian perunding yang tidak melibatkan perubahan kos hendaklah dipertimbangkan oleh Ketua Agensi tertakluk kepada had nilai kuasa masing-masing walaupun pelantikan perunding tersebut telah diluluskan oleh PBM yang lebih tinggi sebelum ini.
Walaubagaimanapun, sekiranya pelanjutan tempoh perjanjian perunding melibatkan perubahan kos terkumpul melebihi RM500,000 atau melebihi 20% daripada harga kontrak asal perkhidmatan perunding, yang mana terdahulu, maka ianya hendaklah dirujuk kepada Setiausaha Kewangan Negeri..
89. Adakah Agensi perlu merujuk kepada PBM asal yang meluluskan pelantikan perunding tersebut? (Bagi Kementerian / Jabatan) atau Jawatankuasa Tender / Lembaga Tender / Lembaga Pengarah, yang mana berkaitan dan ditetapkan oleh Agensi masing-masing (bagi Badan Berkanun / Pihak Berkuasa Tempatan)
90. Bagi perunding Universiti, bolehkah caj pentadbiran dikenakan secara berasingan ataupun tambahan kepada yuran perunding? Tidak boleh kerana caj pentadbiran adalah merupakan salah satu komponen yang telah diambil kira dalam faktor pengganda yang telah ditetapkan dalam pekeliling ini.
91. Sekiranya kos perkhidmatan perunding tidak melebihi RM20,000 terutamanya bagi perkhidmatan kerja ukur, bolehkah Agensi melaksanakan perolehan berdasarkan kaedah perolehan terus? Tidak. Semua perolehan bagi pelantikan perunding hendaklah berdasarkan kaedah-kaedah yang telah ditetapkan dalam pekeliling ini.
92. Apakah nilai Base Lending Rate yang digunakan bagi menetapkan jumlah Liquidated Ascertained Damages (LAD) kepada pihak perunding? Agensi hendaklah mendapatkan peratusan terkini Base Lending Rate daripada laman web Bank Negara Malaysia atau purata daripada mana-mana bank di Malaysia.
93. Adakah kerja penyiasatan tanah (Soil Investigation) sebahagian daripada skop perkhidmatan perunding? Tidak, ianya tergolong dalam kategori kerja dan perolehan bagi kerja penyiasatan tanah dan tidak tertakluk kepada kaedah-kaedah perolehan yang ditetapkan dalam pekeliling ini.
Walaubagaimanapun, perunding bidang‘Civil & Structural’ boleh memasukkan kerja penyiasatan tanah dalam kos imbuhan balik bagi sesebuah projek.
94. Bolehkah kerja ukur dimasukkan dalam kos imbuhan balik bagi perunding bidang ‘Civil & Structural’? Tidak, pelantikan perunding bagi kerja ukur hendaklah berdasarkan kaedah-kaedah yang telah ditetapkan dalam pekeliling ini.
95. Apakah cukai perkhidmatan diambilkira dalam menentukan kaedah perolehan pelantikan perunding yang hendak dibuat? Agensi hendaklah mengambilkira kenaan cukai perkhidmatan dalam perancangan perolehan dan penyediaan peruntukan. Namun begitu, Agensi hendaklah menggunakan anggaran harga kontrak perunding tanpa kenaan cukai perkhidmatan untuk menentukan kaedah perolehan.
Untuk tujuan permohonan pelantikan perunding kepada Pihak Berkuasa Melulus yang berkaitan, anggaran kos siling perunding tidak perlu mengambilkira cukai perkhidmatan di peringkat ini. Cukai perkhidmatan hanya akan dikenakan kepada pihak perunding dalam Surat SetujuTerima (sekiranya berkaitan).
96. Adakah agensi wajib menguna pakai proses / prosedur yang ditetapkan di dalam “JKR Sarawak’s State Tender Evaluation Model (JKRS-NILAI)” seperti di Lampiran B? Tidak. Walau bagaimanapun, agensi adalah digalakkan untuk menggunapakai JKRS-NILAI dan boleh merujuk kepada JKRS-NILAI bagi mendapatkan maklumat tambahan mengenai penilaian tender kerja yang digunapakai oleh Jabatan Kerja Raya Sarawak.
97. Adakah taklimat tender / lawatan tapak merupakan syarat wajib dan petender yang tidak mengikuti taklimat tender / lawatan tapak dianggap gagal dalam penilaian tender? Tidak wajib. Walau bagaimanapun, Agensi boleh mengadakan taklimat tender / lawatan tapak jika dirasakan perlu mengikut kesesuaian sesuatu tender tersebut agar petender memahami dengan jelas maklumat yang dikehendaki seperti yang ditetapkan di dalam Arahan Kepada Petender / syarat-syarat tender.
Jika Agensi mewajibkan taklimat tender / lawatan tapak bagi sesuatu tender, maka hanya kontraktor yang menyertai taklimat tender / lawatan tapak tersebut layak membeli dokumen tender sekaligus menyertai tender berkenaan.
98. Adakah petender dianggap gagal dan tidak akan dinilai sekiranya tidak mengemukakan dokumen-dokumen seperti yang dinyatakan di dalam arahan kepada petender? Sekiranya petender gagal mengemukakan dokumen wajib seperti yang ditetapkan di dalam arahan kepada petender, maka tender tersebut hendaklah ditolak (disqualified) di peringkat pertama penilaian tender dan tidak perlu dinilai ke peringkat seterusnya.
Walau bagaimanapun, sekiranya petender tidak mengemukakan salah satu atau sebahagian maklumat dan dokumen sokongan yang bukan dokumen wajib, maka penilaian tersebut masih boleh diteruskan dan markah penilaian bagi kriteria berkenaan adalah sifar (0%).
99. Bolehkah agensi untuk meneruskan penilaian tender sekiranya hanya terdapat tiga (3) pegawai sahaja yang dapat menyertai Jawatankuasa Penilaian Tender? Boleh. Kuorum bagi Jawatankuasa Penilaian Tender adalah tiga (3) orang yang terdiri daripada Pengerusi (Ketua Agensi atau Pegawai Pengurusan & Professional) dan dua (2) orang ahli (Pegawai Pengurusan & Professional atau Gred 29 ke atas sekiranya tiada Pegawai P&P).
100. Bolehkah Jawatankuasa Penilaian Tender dianggotai oleh pegawai agensi lain? Sekiranya Agensi tidak mempunyai kepakaran dalaman tentang sesuatu projek kerja tersebut, maka khidmat nasihat pakar-pakar dari agensi-agensi lain yang berkaitan boleh digunakan. Walau bagaimanapun, agensi tersebut tidak boleh terlibat dalam penyediaan laporan penilaian tender tersebut.
101. Bagaimanakah untuk menentukan peringkat penilaian tender yang akan digunakan bagi penilaian sesuatu tender? Bagi Anggaran Kos Agensi bernilai sehingga RM2 Juta, penilaian tender hanya perlu dibuat sehingga Peringkat Ketiga (Penilaian Kewangan) sahaja.
Manakala, bagi Anggaran Kos Agensi bernilai melebihi RM2 Juta, penilaian tender hendaklah dibuat sehingga Peringkat Keempat (Penilaian Komersial).
102. Apakah yang dinilai dalam penilaian Peringkat Pertama (Pematuhan Syarat Wajib Tender)? Pada penilaian Peringkat Pertama, petender akan dinilai berdasarkan empat (4) kriteria seperti berikut:
Kesempurnaan Penyerahan Tender;
Dokumen Asal Tender dan Kecukupan Dokumen Wajib dan Dokumen Sokongan;
Prestasi Kerja Semasa Petender Sama Ada Mempunyai Projek “Critically Delayed Projects” Atau Dikenakan Tindakan Tatatertib / Disiplin; dan
Kecukupan modal minima sekurang-kurangnya lima peratus (5%) daripada anggaran kos agensi.
103. Adakah penubuhan Jawatankuasa Perolehan Terus (JPT) hanya ditubuhkan di peringkat Ibu Pejabat sahaja? Selain daripada ditubuhkan di peringkat Ibu Pejabat, penubuhan Jawatankuasa Perolehan Terus (JPT) juga boleh ditubuhkan di peringkat cawangan / bahagian masing-masing mengikut keperluan.
104. Adakah Tatacara Perolehan Terus Bekalan / Perkhidmatan Untuk “Common Items” (Pindaan Pertama) dikenakan bon pelaksanaan (performance bond)? Tidak. Perolehan Terus Bekalan / Perkhidmatan Untuk “Common Items” (Pindaan Pertama) adalah dikecualikan daripada dikenakanbon pelaksanaan (performance bond). Walau bagaimanapun, bon pelaksanaan (performance bond) hendaklah dikenakan sekiranya mengadakan suatu kontrak formal bagi kontrak bermasa (term / periodic contract).
105. Apakah pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri yang masih digunapakai untuk melaksanakan RTP? Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri yang masih digunapakai dalam melaksanakan RTP adalah Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.06/2018 bertarikh 10.08.2016 dan Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.07/2020 bertarikh 09.11.2020. Kedua-dua pekeliling tersebut hendaklah dibaca secara bersama.
106. Apakah kaedah perolehan yang dibenarkan untuk pelaksanaan projek RTP? Secara amnya dan berdasarkan Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri yang masih berkuatkuasa, kaedah perolehan yang dibenarkan untuk pelaksanaan projek RTP adalah seperti berikut:
Bil
Kaedah Perolehan
Nilai Kos Projek (RM)
i.
Cabutan Undi
Kos projek bernilai sehingga RM1 Juta
ii.
Tender Terbuka Khas Kepada Kontraktor Bumiputera
Kos projek bernilai melebihi RM1 Juta
Walaubagaimanapun, bagi kaedah perolehan RTP melalui Jawatankuasa Kemajuan dan Keselamatan Kampung (JKKK), agensi hendaklah merujuk kepada Surat Pekeliling Setiausaha Kerajaan Negeri yang sedang berkuatkuasa.
107. Bolehkan kontraktor yang berdaftar di Daerah yang sama yang telah berjaya mendapat projek melalui Cabutan Undi disenaraipendek untuk menyertai Cabutan Undi seterusnya? Berdasarkan perenggan 3.3.1 di dalam Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.07/2020, Jawatankuasa Perolehan RTP Bahagian boleh menyenaraipendek kontraktor yang telah berjaya mendapat projek melalui Cabutan Undi seterusnya sekiranya bilangan kontraktor yang berdaftar di Daerah tersebut kurang berbanding bilangan projek yang hendak dilaksanakan dan memenuhi syarat-syarat penyenaraian pendek yang telah ditetapkan.
108. Bolehkan agensi menetapkan Had Minimum Modal yang lebih tinggi sekiranya projek yang dilaksanakan adalah kompleks? Berdasarkan nota (iii) di perenggan 3.2 di dalam Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.07/2020, bagi kerja-kerja yang kompleks, agensi pelaksana boleh menetapkan had minimum modal yang lebih tinggi daripada nilai yang dinyatakan di dalam jadual di atas tetapi tidak melebihi lima (5)% daripada anggaran kos jabatan.
109. Adakah pegawai Kerajaan Negeri Sarawak menandatangani kontrak atas nama Jabatan / Kementerian masing-masing ? Pegawai Kerajaan adalah menandatangani kontrak bagi pihak Kerajaan Negeri Sarawak dan bukannya atas nama Jabatan/Kementerian. Oleh yang demikian, semua kontrakJabatan/Kementerian hendaklah dibuat atas nama Kerajaan Sarawak.
110. Adakah dibenarkan seseorang pegawai yang telah diberi kuasa untuk menandatangani kontrak menurunkan kuasa (delegate) kepada pegawai lain di bawah jabatan yang sama ? Tidak dibenarkan. Pegawai yang telah diberi kuasa untuk menandatangani kontrak tidak boleh menurunkan lagi kuasa (further delegate) kepada mana-mana pegawai lain.
111. Apakah tindakan yang perlu dibuat oleh jabatan sekiranya had nilai kontrak melebihi had kuasa yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.01/2023 ? Sekiranya had nilai kontrak melebihi had kuasa yang ditetapkan dalam surat pekeliling di atas, Kementerian/jabatan perlu mendapatkan pemberian kuasa secara bertulis daripada Menteri di Kementerian masing-masing mengikut format Borang di Lampiran B di dalam Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.01/2023.
112. Apakah tindakan yang boleh dibuat oleh Pegawai Daerah sekiranya had kontrak melebihi had kuasa beliau untuk menandatangani kontrak? Pegawai Daerah boleh mencadangkan kepada Residen untuk menandatangani kontrak kerana had kuasa Residen menandatangani kontrak lebih tinggi daripada Pegawai Daerah.
Sekiranya nilai kontrak melebihi had kuasa Residen untuk menandatangani kontrak, Residen hendaklah mengemukakan permohonan pemberian kuasa menandatangani kontrak daripada Menteri di Jabatan Premier Sarawak untuk menandatangani kontrak bagi pihak Kerajaan Negeri Sarawak.
113. Apakah tindakan yang boleh dibuat oleh Kementerian / Jabatan sekiranya terdapat kes-kes tertentu diluar daripada peruntukan yang dinyatakan dalam Setiausaha Kewangan Negeri Bil.01/2023? Sekiranya terdapat kes-kes yang di luar daripada peruntukan di dalam Surat Pekeliling di atas, pihak Kementerian/Jabatan perlu mengemukakan permohonan pengecualian daripada Setiausaha Kewangan Negeri .
Pengecualian di atas bukan bermaksud pengecualian daripada menandatangani kontrak.
114. Jabatan saya bercadang untuk membangunkan satu sistem pemantauan projek-projek jabatan untuk kegunaan dalaman dengan siling peruntukan sebanyak RM1 juta. Bolehkah jabatan saya memohon pengecualian prosedur tender untuk tujuan tersebut? Bagi projek berkaitan dengan inisiatif digital seperti pembangunan sistem, cadangan perolehan perkhidmatan ini perlulah dirujuk dan diperakukan oleh Digital Government Committee (DGC) terlebih dahulu sebelum mengemukakan permohonan pengecualian prosedur tender kepada Setiausaha Kewangan Negeri untuk pertimbangan dan kelulusan.
115. Jabatan saya telah mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada Kontraktor pada 01 Ogos 2022 dan dikembalikan setelah ditanda tangani penerimaan oleh Kontraktor pada 8 Ogos 2022. Namun begitu, kontrak formal masih belum sempat ditanda tangani oleh kedua-dua pihak selepas sebulan SST dikeluarkan. Bolehkah kontraktor mengemukakan menuntut bayaran kemajuan tanpa kontrak formal ditanda tangani? Setelah Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan kepada kontraktor yang berkenaan, suatu ikatan kontrak telah pun terwujud antara Agensi dengan syarikat yang ditawarkan. Sehubungan ini, bayaran boleh dibuat ke atas kerja yang telah selesai dilaksanakan oleh syarikat berkenaan dengan syarat Agensi berpuas hati dengan kerja yang diterima, walaupun sebelum dokumen kontrak sempat ditandatangani oleh kedua-dua pihak.
Bayaran kemajuan boleh dilakukan sehingga 3 kali dalam tempoh 4 bulan pertama selepas surat setuju terima dikeluarkan dan sebelum kontrak formal ditandatangani, di mana agensi perlu memastikan SST yang telah ditandatangani dan dikembalikan; Bon pelaksanaan telah dikemukakan; dan Syarat-syarat tambahan seperti polisi-polisi insurans sebagaimana yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telah dikemukakan.
116. Adakah lantikan keahlian JPP berdasarkan jawatan ataupun nama pegawai? Bolehkah keahlian JPP mempunyai ahli tetap dan ahli ganti? Bolehkah ahli JPP mewakilkan kepada pegawai lain yang bukan ahli ganti? Agensi boleh menubuhkan keahlian JPP berdasarkan nama atau jawatan pegawai dan menetapkan ahli tersebut sebagai ahli tetap atau ahli ganti. Keahlian tersebut hendaklah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal/Ketua Agensi/Pegawai Yang Diturunkan Kuasa. Ahli JPP tidak dibenarkan untuk mewakilkan keahliannya kepada pegawai lain yang tidak dilantik. Sebaik-baiknya keahlian JPP hendaklah terdiri daripada ahli yang sama sepanjang proses perolehan perunding bagi sesuatu projek/kajian bagi memastikan penglibatan secara komprehensif, konstruktif dan holistik.
117. Apakah yang dimaksudkan dengan “Agensi boleh menentukan jumlah bilangan petender yang hendak dinilai mengikut kesesuaian sesuatu projek” dan “Penilaian boleh dibuat di antara petender yang menawarkan harga terendah sehingga dalam lingkungan tawaran harga yang dianggap munasabah terlebih dahulu”? Sebagai contoh, seramai lima puluh (50) petender telah menyertai sesuatu tender tersebut. Agensi telah menentukan untuk menilai sepuluh (10) petender bermula dengan petender dengan tawaran terendah sehingga tawaran kesepuluh terendah.
Walau bagaimanapun, sekiranya petender-petender tersebut didapati masih tidak memenuhi / lulus kriteria penilaian tender, maka Agensi boleh membuat penilaian terhadap petender yang berikutnya berdasarkan petender-petender yang tercatat dalam Jadual Penerimaan Tender.
Pada masa yang sama, Agensi hendaklah memastikan di akhir penilaian tender, Agensi hendaklah mengesyorkan sekurang- kurangnya tiga (3) petender terendah yang telah lulus dalam penilaian tender kepada Jawatankuasa / Lembaga Tender yang berkaitan untuk pertimbangan dan mempreakukan satu (1) petender untuk diawad.
118. Adakah perolehan baju batik / baju korporat / baju t-shirt termasuk dalam item yang dibenarkan dalam Perolehan Terus Bekalan / Perkhidmatan Untuk “Common Items” (Pindaan Pertama)bagi perolehan penganjuran latihan dan penganjuran majlis / acara rasmi? Tidak. Perolehan baju batik / baju korporat / baju t-shirt adalah tidak termasuk dalam item yang dibenarkan dalam Tatacara Perolehan Terus Bekalan / Perkhidmatan Untuk “Common Items” (Pindaan Pertama) bagi perolehan penganjuran latihan dan penganjuran majlis / acara rasmi. Perolehan baju batik / baju korporat / baju t-shirt hendaklah dibuat mengikut tatacara perolehan sedia ada yang berkaitan.
119. Adakah prosedur perolehan terus bekalan/ perkhidmatan untuk“Common items” (Pindaan Pertama) bagi Penganjuran Majlis / Acara Rasmi adalah terpakai untuk kementerian / Jabatan / Badan Berkanun sebagai penganjur majlis / acara rasmi sahaja? Tidak. Tatacara perolehan terus bekalan/perkhidmatan untuk “Common items” (Pindaan Pertama) bagi Penganjuran Majlis / Acara Rasmi tidak hanya terpakai untukkementerian / Jabatan / Badan Berkanun sebagai penganjur sahaja tetapi juga terpakai sekiranya Kementerian / Jabatan / Badan Berkanun terlibat secara langsung / terlibat sama serta diberi tanggungjawab menyediakan sesuatu perkhidmatanyang berkaitan / diperlukan untuk majlis /acara rasmi bagi pihak penganjur dan turut terpakai sekiranya Kementerian / Jabatan / Badan Berkanun hendak menyertai aktiviti-aktiviti majlis / acara rasmi yang dianjurkan oleh pihak penganjur seperti menyertai pameran dan seumpamanya.
120. Sekiranya perolehan majlis rasmi / acara rasmi kerajaan yang hendak dilaksanakan menggunakan khidmat pengendali majlis “event organiser”, siapakah pihak berkuasa melulus serta had nilai perolehan memandangkan penyedia perkhidmatan adalah satu (1) sahaja yang akan mengendalikan majlis / acara berkenaan? Pihak berkuasa melulus serta had nilai ialah sehingga RM500,000.00 diluluskan oleh Jawatankuasa Perolehan Terus (JPT) dan melebihi RM500,000.00 diluluskan oleh Setiausaha Kewangan Negeri bagi setiap jenis perkhidmatan yang diperlukan dalam sesuatu masjlis rasmi / acara rasmi kerajaan. Bagi maksud ini, walaupun penyedia perkhidmatan hanya satu (1) iaitu “event organiser”, pihak berkuasa melulus serta had nilai perolehan adalah sama seperti yang telah ditetapkan iaitu berdasarkan setiap jenis perkhidmatan yang diperlukan dalam sesuatu masjlis rasmi / acara rasmi kerajaan.
121. Adakah pengecualian untuk cabutan undi perlu dikemukakan kepada Setiausaha Kewangan Negeri sekiranya tiada kontraktor yang berminat untuk menyertai projek RTP yang telah dibuka kepada kontraktor yang layak di Daerah yang sama dan semua Daerah di Bahagian yang sama? Berdasarkan perenggan 3.3.3 di dalam Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.07/2020, Jawatankuasa Perolehan RTP Bahagian adalah dibenarkan untuk melantik kontraktor secara terus sekiranya masih tiada kontraktor yang layak di Daerah yang sama dan semua Daerah di Bahagian berminat untuk menyertai projek RTP walaupun Cabutan Undi telah dilaksanakan.
122. Adakah surat pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.01/2023 Had Kuasa Untuk Menandatangani Surat SetujuTerima / Kontrak Untuk Perolehan Bekalan / Perkhidmatan / Kerja Termasuk Perkhidmatan Perunding Bagi Pihak Kerajaan Negeri Sarawak terpakai kepada Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) Sarawak dan Badan – Badan Berkanun Negeri? Tidak. Surat Pekeliling Setiausaha Kewangan Negeri Bil.01/2023 tidak terpakai kepada Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) Sarawak dan Badan-Badan Berkanun Negeri.
123. Apakah itu teguran audit? Teguran audit adalah merupakan hasil penemuan yang dibangkitkan sama ada oleh Jabatan Audit Negara (JAN) melalui Laporan Ketua Audit Negara (LKAN) atau oleh Unit Audit Dalam (UAD) melalui laporan pemerhatian audit.
124. Apakah Pematuhan Kewangan? Pematuhan kewangan adalah keupayaan untuk bertindak mengikut undang-undang dan peraturan dalam pengurusan kewangan.
Pematuhan kewangan adalah merujuk kepada undang-undang dan peraturan berkaitan menguruskan dana awam oleh Kementerian/Jabatan/Agensi berpandukan perkara berikut:
Akta Tatacara Kewangan 1957;
Arahan Perbendaharaan (pindaan 2023);
Tatacara Perolehan Kerajaan Negeri (2017);
Tatacara Perolehan Badan-badan Berkanun Negeri Sarawak (2017);
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan Negeri Sarawak (2023);
Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan Negeri Sarawak (2023);
Statutory Bodies Ordinance 1995;
Local Authorities Ordinance 1996; dan sebagainya.
Tadbir urus kewangan yang baik akan mewujudkan keadaan tindakan yang telus, sah dan berorientasikan pembangunan dalam pengurusan kewangan awam.
Pentadbiran kewangan yang efektif dan bertanggungjawab adalah berdasarkan kepada:
penguatkuasaan undang-undang; dan
ii. mekanisme kawalan dalaman dan semakan
125. Apakah yang perlu dilakukan apabila menerima surat pemerhatian audit? Pihak kementerian/agensi selaku auditi perlu segera menganalisa maklumat dan menjawab pertanyaan audit berasaskan soalan yang ditanya.
126. Bagaimanakah kaedah memberikan maklum balas ke atas isu yang dibangkitkan oleh JAN atau UAD? Maklum balas yang dikemukakan perlu disertai dengan dokumen sokongan yang lengkap dan mengemukakan tindakan pembetulan dan saranan penambahbaikan.
127. Berapa lamakah tempoh maklumbalas perlu dihantar? Maklum balas perlulah dihantar mengikut tempoh masa yang ditetapkan oleh JAN atau UAD.
128. Punca Kuasa Penubuhan. Ditubuhkan di bawah Section 4(1A) of Financial Procedure (Contingencies and Trust Funds) Ordinance, 1963.
129. Kuasa Melulus. Diluluskan oleh YAB Premier Sarawak
130. Punca Kuasa Arahan Amanah. Ditubuhkan di bawah Section 4(3) of Financial Procedure (Contingencies and Trust Funds) Ordinance, 1963.
131. Sumber Kewangan/ Peruntukan. Apa-apa sumber kewangan diterima daripada sumbangan orang perseorangan, badan-badan, Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Sarawak.
132. Keperluan Penyata Kewangan Tahunan Dibentangkan di Dewan Undangan Negeri. Penyata Kewangan yang telah diaudit oleh Jabatan Audit Negara hendaklah dibentangkan di atas meja (to be laid before) Dewan Undangan Negeri selaras dengan Section 4(5) of Financial Procedure (Contingencies and Trust Funds) Ordinance, 1963.
133. Punca Kuasa Penubuhan. Ditubuhkan di bawah Section 9(1) of the Financial Procedure Act 1957 (Revised 1972).
134. Kuasa Melulus. Diluluskan oleh Setiausaha Kewangan Negeri
135. Punca Kuasa Arahan Amanah. Ditubuhkan di bawah Section 9(3) of the Financial Procedure Act 1957 (Revised 1972).
136. Sumber Kewangan/ Peruntukan. Apa-apa sumber kewangan diterima daripada sumbangan orang perseorangan, badan-badan, Kerajaan Persekutuan kecuali sumbangan daripada Kerajaan Sarawak.
137. Keperluan Penyata Kewangan Tahunan Dibentangkan di Dewan Undangan Negeri. Penyata Kewangan yang telah diaudit oleh Jabatan Audit Negara tidak perlu dibentangkan di atas meja Dewan Undangan Negeri.
SURAT PEKELILING BERSAMA BIL.2/2024: PEMBATALAN SURAT PEKELILING BERSAMA YANG TIDAK LAGI RELEVAN
Seperti yang kita sedia maklum, Surat Pekeliling dikeluarkan sebagai surat pengumuman rasmi Kerajaan, yang merupakan salah satu punca kuasa untuk penjawat awam melaksanakan tugasan serta memastikan proses dan prosedur kerja dipatuhi. Seiring dengan perkembangan semasa, terdapat Surat Pekeliling Bersama yang telah dikeluarkan oleh Setiausaha Kewangan Negeri Sarawak bersama Pegawai Kewangan Persekutuan Sarawak yang telah lapuk dan tidak lagi relevan.
Sehubungan itu, Surat Pekeliling Bersama ini bertujuan untuk memaklumkan bahawa Surat-Surat Pekeliling Bersama di Lampiran A yang telah dikeluarkan antara tahun 1969 sehingga 1988 adalah DIBATALKAN berkuat kuasa pada tarikh Surat Pekeliling Bersama ini dikeluarkan.
